介護会計を現実に実行するためには

介護会計では、介護事業所運営上、共通費としてどの介護事業で発生したのか把握することができない経費が生じるため科目ごとに合理的な按分比率を決定し、記録し、決定した按分比率で当該科目の共通費の按分を行うこととされています。
よって経費ごとに合理的な按分比率を決定し、その記録を行わなければなりません。
「介護保険の給付対象事業における会計の区分について」で例示されている比率を使うか、もし困難であれば各社の事情を考慮した合理的な比率を決定します。
実際には、実地指導がくるのでなければ決算後にまとめてこの作業を行っても結構です。

介護会計では、そもそも介護保険の事業とは別の事業は自費として「その他の事業」として区別します。そのため、介護会計では自費部分を区別しなければなりません。
どのような会計ソフトでも、勘定科目ごとに補助科目を設定できるので、面倒でも入力時に明らかに自費部分に該当する内容の費用は分かりやすい補助科目名で区分しておきましょう。
介護保険事業の費用でも明らかにどの介護事業の業種から発生したことがわかる費用については、別に費用毎に補助科目を設定し抜き出して記帳しておきましょう。文房具の数百円まで区分している会社に出会ったこともありますが、そこまで細かくどの介護事業で発生したか抜き出してまで記帳しなくても結構です。
また、介護事業の保険適用対象部分の経費であることは分かっても、どの事業で発生したか分からない場合はそのことがわかるような補助科目を設定しておき、簡単に集計しやすいようにしておきましょう。補助科目名は、「共通」、「共通費」など分かりやすい名称で良いですので区分経理しておきます。
 

いよいよ決算を迎えたら損益計算書等の決算書類の作成を行います。その作成は、通常の会社等の決算と同じですが、決算整理仕訳では後々の介護会計の「会計の区分」の作業に対応するため補助科目も正しく設定されているか確認してください。
一般業務用ソフトでもエクセルなどにデータ出力が可能であるのが通常ですので、各費用の補助科目別の残高を抽出します。
ここで、もしエクセル操作が苦手であれば仕方がないので、以後は全て紙出力して手作業で電卓をたたいての作業となります。
 

介護会計の「会計の区分」のための共通費の按分方法を作成されているかと思いますので、各費用の共通費をその按分基準に従い按分計算します。
費目によって按分基準が異なるかと思いますが、延利用者数割合が「介護保険の給付対象事業における会計の区分について」の合理的な按分基準の例の中でほとんどの科目で例示されているので、延利用者数割合をできるだけ多く共通費の按分基準として使用する方が楽になります。
なお、延利用者数割合は、国保連に対する介護の実績データをみれば分かりますので、ご覧になってください。